On accuse souvent les entreprises de faire de la réunionnite aiguë.

Il est vrai que les réunions sont fréquentes, mais elles constituent un moyen de communication indispensable qui permet d’échanger en groupe sur un projet, un problème, etc. Leur impopularité est souvent due au fait qu’elles sont inefficaces. Voici quelques trucs pour résoudre ce problème.

• Assurez-vous que la tenue d’une réunion est le meilleur moyen pour traiter du sujet qui la rend nécessaire.

• Déterminez à l’avance un objectif clair. Précisez aussi le but de la rencontre.

• Préparez un ordre du jour clair, précis et pertinent en prévoyant du temps pour chaque point. Distinguez clairement ce qui est essentiel de ce qui est important.

• Invitez les bonnes person-nes. Tout le monde n’a pas besoin d’être là à chaque réunion. En effectuant les invitations, précisez l’objectif de la rencontre, l’ordre du jour et ce que les participants ont à préparer.

• Respectez le temps alloué à chaque point. Cette discipline vous incitera à rester concentré sur l’essentiel.

• Animez la réunion en ne perdant pas de vue l’objectif. C’est l’un des éléments critiques de la qualité des réunions. Intervenez vite si on s’éloigne du sujet. Uti-lisez le «stationnement» au besoin (voir point suivant). Soyez poli, mais ferme. Tout le monde apprécie une rencontre bien gérée.

• Gardez un «stationnement» pour mettre de côté tout élément soulevé appelant une discussion plus longue ou non pertinente dans le cadre d’une réunion. À la fin de la rencontre, discutez des moyens pour régler ces points.

Règles de fonctionnement :

• Écoutez pour bien comprendre l’autre.

• N’interrompez pas l’autre.

• Explicitez la compréhension de ce qui a été dit.

• Précisez pourquoi telle ou telle question se pose.

• Déterminez le mode de décision requis (majorité, consensus, etc.).

• Éteignez les cellulaires.

• Prenez des décisions. Pre-nez des notes sur ces décisions ainsi que sur les actions convenues, le responsable et les délais : le «qui fait quoi, quand». Envoyez ces notes par courriel.

• Assurez-vous de définir le suivi pour ces actions (autre rencontre, appels téléphoniques, etc.).

• Faites un tour de table à la fin de la réunion pour solli-citer les commentaires des participants. Demandez-leur avec quoi ils repartent et ce qui peut être amélioré pour la fois suivante.

En maîtrisant l’art de la réunion, vous constaterez toute l’utilité de cette activité pour une entreprise. Cela vous assurera une bonne communication, des décisions de qualité et un sentiment d’engagement important.